Pernah tak anda dengar syarikat-syarikat besar antarabangsa mereka
tidak menggunakan Microsoft Word atau yang setaranya macam OpenOffice bagi
tujuan menyurat hatta dalam penulisan laporan sekalipun. Sebaliknya mereka
menggunakan Powerpoint untuk menulis surat kepada bos-bos ataupun dari top management kepada orang bawahan!
Saya pernah berbual dengan seorang consultant mat saleh yang bekerja untuk syarikat GE, dimana dia
mendakwa mereka menggunakan Powerpoint untuk berkomunikasi mahupun dalam
berutus surat melalui email.
Pada mulanya sukar untuk membayangkan bagaimana surat-surat itu
dibuat dalam bentuk Powerpoint. Bukankah sukar untuk “membela” (ini bahasa
orang Minang) format surat dalam bentuk slide begitu?
Fikiran begitu mungkin timbul sekiranya kita membayangkan suatu
keadaan yang begitu terikat dengan prosedur, format dan protokol. Sedangkan
bagi syarikat yang mengoptimumkan hasil kerja berbanding retorik, format-format
yang merumitkan ini sudah pastinya tidak diendahkan. Yang penting ialah cepat,
tepat, berkesan dan akhirnya mencapai matlamat.
Kelebihan Powerpoint
Hampir semua bentuk penulisan yang dibuat adalah dalam bentuk slide
Powerpoint termasuklah laporan, analisa dan pembentangan. Kelebihannya, ia
menjimatkan masa. Anda tidak perlu membuat sesuatu laporan dalam aplikasi word processing dan kemudiannya pula
terpaksa membuat slide dalam Powerpoint bagi membentangkannya. Ianya melibatkan
dua aktiviti.
Anda buat laporan dalam Powerpoint dan bentang! Hanya melibatkan
satu aktiviti.
Bagi alam bisnes yang madani, boleh dikatakan segala paperwork anda berakhir dengan
pembentangan slide! Sebelum ianya diterjemahkan dalam bentuk tindakan
mendatangkan untung atau rugi.
Segalanya ringkas, tepat
dan padat.
Bayangkan segala penulisan anda tidak lagi berbunga-bunga,
sebaliknya ianya menjadi ringkas, tepat serta padat. Nama perisiannya pun
Powerpoint, ia tidak direka untuk menjadi begitu narrative ataupun berjela-jela penceritaannya.
Jika ianya dapat dibudayakan ke dalam kesemua gerak kerja bisnes
anda, insyaAllah aktiviti bisnes anda lama-kelamaan menjadi lebih efficient, menjimatkan tenaga, masa dan
wang.
Penceritaan yang lebih
grafik
Apabila format bukan lagi menjadi isu, maka penceritaan yang power dengan isi yang mantap menjadi
keutamaan. Powerpoint dapat menzahirkan matlamat ini apabila ia mudah
dimasukkan gambar, bentuk-bentuk pelbagai segi, carta serta tables. Elemen-elemen ini lebih mudah
dikendalikan dalam Powerpoint berbanding Word.
Hasilnya anda dapat menghasilkan satu persembahan dengan penceritaan
yang lebih grafik. Dengan lebih grafik maksudnya ia lebih jelas dan lebih
bermakna, dengan itu anda lebih berpeluang meyakinkan pihak atasan ataupun customer anda.
Mudah untuk scrolling.
Bayangkan anda tengah scrolling
di dalam Word, anda mahu bergerak dari muka surat pertama ke muka 43. Ianya
adalah pergerakan sequential yang agak
merumitkan. Tetapi tidak bagi Powerpont, slide itu dizahirkan satu demi satu
dengan cepat. Anda juga boleh terus masuk kepada slide tertentu dalam senarai
slide di sebelah kiri Powerpoint. Mudah untuk membaca dan cepat.
Mudah untuk edit dan
diulangkaji.
Bila mudah untuk scrolling antara slide, maka mudah pula untuk
menyemak keseluruhan slide anda. Anda juga dengan mudah boleh menyalin satu
slide penuh dengan formatnya sekali sekiranya ingin membuat satu slide yang
lain dengan format yang sama.
Kesimpulan : Pantas
membuat kerja, menjimatkan masa serta berkesan
Bayangkan apa yang berlaku sekiranya anda;
1) menganalisa dalam slide Powerpoint (walaupun tak semua analisa
sesuai),
2) membuat laporan dalam slide yang sama,
3) dah tentu membuat persembahan dengan slide itu juga
4) dan akhirnya mengutus surat melalui email dengan slide yang sama.
Bukankah kesemua di atas hanya satu aktiviti kerja?! Tak hairanlah ada pengurusan syarikat-syarikat gergasi ini semua pakai Powerpoint sahaja.
Pilihan di tangan anda!
Kita berusaha, doa dan tawakal. InsyaAllah.
Oleh kawan incikposmen
Kita berusaha, doa dan tawakal. InsyaAllah.
 |
| Selain Microsoft Powerpoint terdapat juga OpenOffice Impress, yang merupakan perisian sumber terbuka yang percuma sekiranya pengguna tidak mahu mengeluarkan wang bagi perisian slide pembentangan. |
Artikel lain berkaitan bisnes
No comments:
Post a Comment